Digitální podpis pracovní smlouvy

Na otázku, zda Je možné uzavřít v Česku pracovní smlouvu elektronicky, máme jasnou odpověď. Ano, pracovní smlouvy (i DPP, DPČ) jde podepisovat elektronicky. DigiSign to umí a běžně to využívají v praxi desítky klientů.

Princip

České právo má na digitálně uzavřené pracovní smlouvy (vč. DPP, DPČ) jeden specifický formální požadavek: doložené doručení uzavřené smlouvy zaměstnanci. To jde beze zbytku zajistit (1) použitím kvalifikovaného elektronického podpisu zaměstnance (v praxi nepoužitelné, má jej mizivé procento lidí), nebo (2) použitím biometrického podpisu na místě. A to je cesta DigiSignu.

Fakticky si dohodnete znění smlouvy, zaměstnanec ji na místě elektronicky podepíše na tabletu, a pak ještě na tabletu potvrdí její převzetí. Hotovo. Všechno kolem zajistí DigiSign.

Nově jde obdobným způsobem využít místo biometrického podpisu i podpis bankovní identitou (BankdID SIGN).

Rychlé uzavření pracovní smlouvy v DigiSignu krok za krokem

1. Odsouhlasíte si znění pracovní smlouvy se zaměstnancem a zahrnete do ní i výslovný souhlas s elektronickým doručováním a kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo, případně datovou schránku zaměstnance).

2. Smlouvu nahrajete do DigiSignu.

3. Pověřený pracovník firmy (jednatel, personalista, vedoucí) digitálně podepíše dokument za firmu; může ji podepsat biometricky (osobně i na dálku) nebo kvalifikovaným certifikátem uloženým v DigiSignu. Toto vše jde zařídit předem.

4. Poté smlouvu na místě podepíše zaměstnanec biometricky na tabletu v aplikaci DigiSign.

5. DigiSign smlouvu odešle zaměstnanci i zaměstnavateli (do e-mailu, aplikace, informačního systému…). Máte-li, může systém doplnit i elektronickou pečeť zaměstnavatele.

6. Zaměstnanec si smlouvu stáhne do svého zařízení (i tím, že zprávu prostě ponechá ve svém e-mailu), a na tabletu opět biometricky potvrdí převzetí své “kopie” pracovní smlouvy do vlastních rukou (technicky se k dokumentu připojí druhý biometrický podpis). Hotovo.

Tímto postupem uzavřená pracovní smlouva splňuje všechny náležitosti vyžadované českým právem. A byť to vypadá komplikovaně, z pohledu zaměstnavatele i zaměstnance je to záležitost na minutku.

V DigiSignu si nastavíte i podpisové workflow, ať smlouvy můžete sekat jako Baťa cvičky. A jednatelé mají rádi mobilní aplikaci, protože za firmu podepisují jen přes FaceID / TouchID nebo PINem.

Pozor, výjimka: Výpověď z pracovního poměru nebo vedoucího místa takto nedělejte, protože “vyhozený zaměstnanec” těžko bude ochotný potvrdit přijetí dokumentu podle § 334 zákoníku práce. Výpověď by tak mohla být absolutně neplatná.

Pod kapotou DigiSignu vypadá proces uzavření smlouvy takto

Vše ostatní také digitálně

Všechny další pracovněprávní dokumenty už můžete řešit kompletně elektronicky (a/i na dálku). Nikdo si už nemusí odnášet štos papírů s NDA, přebírkou klíčů nebo poučením o BOZP. Z pohledu zaměstnance i HR je to práce na chvilku, a odpadají i navazující procesy zařazování dokumentů, jejich archivace a případné převozy z poboček na centrálu.

Právní stránka podpisu lidskou řečí

Výše uvedený postup naplňuje všechny potřebné náležitosti:

1) Písemná forma. Elektronický dokument je písemná forma; zákon nevyžaduje formu listinnou, viz § 562 občanského zákoníku

2) Ověření totožnosti. Osobní přítomnost při podpisu umožňuje standardní ověření totožnosti (určení jednající osoby, opět podle § 562 občanského zákoníku)

3) Prokazatelnost podpisu. Biometrický podpis zaměstnance je přezkoumatelný soudním znalcem, je tudíž ověřitelné, kdo dokument podepsal.

4) Doručení smlouvy zaměstnanci do vlastních rukou (§ 334 Zákoníku práce). Díky osobní přítomnosti doručíte do vlastních rukou. Zákon neurčuje formu doručení (USB disk, e-mail, poštovní holub). Zaměstnanec si podepsanou smlouvu na místě stáhne a pro odstranění všech pochybností převzetí potvrdí biometrickým podpisem. Toto potvrzení je technicky připojeno ke smlouvě a kdykoli doložitelné kontrolním orgánům.

§ 334 Obecné ustanovení o doručování zaměstnavatelem
(1) Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4) nebo platový výměr (§ 136) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (dále jen "písemnost"), musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou.

Pohled uznávaných advokátů právní řečí

Podrobnější informace zpracovali Mgr. Martin Murad a Mgr. Adéla Uhrinová z https://rowan.legal/ na serveru epravo.cz, JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D. v článku na ecovislegal.cz, nebo Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., JUDr. Jan Diblík a Mgr. František Korbel, Ph.D. v článku na havelpartners.cz.

Alternativní postup elektronického podepisování pracovněprávních dokumentů

Alternativa 1: zaručené certifikáty. To obecně nechcete

V principu je to jednoduché - zaměstnavatel i zaměstnanec si pořídí na Poště zaručený elektronický podpis, pošlou si smlouvu ideálně v .PDF, jeden po druhém k ní připojí podpis a pak ještě zaměstnanec znovu svým zaručeným elektronickým podpisem potvrdí doručení té uzavřené pracovní smlouvy.

Je to principiálně jednoduché, proveditelné, jen ten zaručený elektronický podpis má a zvládne používat mizivé procento lidí. Takže je to v praxi těžko použitelné a tužka s papírem jsou jednodušší.

Alternativa 2: Hybridní forma. První papír, pak digitálně

V praxi se ujala typicky česká cesta: Vlastní pracovní smlouva se podepíše klasicky papírově a obsahuje klauzuli o souhlasu s elektronickým doručováním. A všechno ostatní je už možné podepisovat elektronicky i na dálku. Tady jen nabádáme opět k opatrnosti u potenciálně sporných dokumentů (výpověď, odvolání z funkce).

A proč se pracovní smlouvy ještě i dnes uzavírají papírově?

Protože je to zajetý způsob. Má to vážnost. Zaměstnanec i zaměstnavatel na místě tváří v tvář stvrzují svou vůli spolupracovat. A každý si rovnou ještě odnese svůj papír. Má to černé na bílém. A po právní stránce jednoduše proběhlo osobní převzetí. Proto se do smlouvy uvádí “Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom”.

DigiSignem podepíšete i další dokumenty

Digitálně je dnes možné podepsat 99 % dokumentů, se kterými se v životě setkáte. Ušetříte mraky času, stohy papírů, zrychlíte obchod, nábor i vnitrofiremní procesy. Rovnou si digitální podepisování vyzkoušejte nebo řekněte o nezávaznou konzultaci, jak jej zavést i u vás ve firmě.