Personální agendu pro 3300 zaměstnanců na 150 pobočkách řeší Raiffeisenbank zcela digitálně. Využívají zde snad všechny dostupné vychytávky DigiSignu a díky tomu jen při nástupu nových kolegů ušetří ročně 7000 papírů.

Digitální podepisování zavádí v Raiffeisenbank postupně. Začali nástupy nových zaměstnanců a návraty z mateřské a rodičovské dovolené. Nyní již digitálně podepisují i dodatky smluv a pracovně-právní změny.

Jak všechno funguje a probíhá nám řekla Anna Pupalová, People Digital Process Manager.

nadpis 1

nadpis 2

nadpis 3

nadpis 4

odrážky nečíslované nadpis

• odrážka
• odrážka

Odrážky číslované

1. jednička
2. dvojka
3. trojka

Zkusíme i odkaz a obyčejné tučné písmo.

více odstavcové zvýraznění

více odstavcové zvýraznění

více odstavcové zvýraznění

více odstavcové zvýraznění

První jsme rozjeli podepisování pracovních smluv

Zastáváme myšlenku, že první den v práci by si měl nováček užít. Je klíčové, aby měl připravené vše od vstupní kartičky a techniky, po pracovní stůl a přístupy k interním nástrojům.

Díky DigiSignu to dnes už není problém. S nováčky můžeme elektronicky podepsat pracovní smlouvy a získat všechny potřebné dokumenty předem a na dálku. Nemusíme se tak první den zabývat hodinovým podepisováním a kontrolou všech formalit, což nám umožňuje soustředit se na to nejdůležitější - usnadnit nováčkům orientaci a pomoct jim poznat se s ostatními kolegy.

Smlouvy podepisujeme pomocí Bankovní identity i DigiSign Identity

Každý měsíc do banky nastupuje přibližně 50-60 nových kolegů, a to na plné, ale i zkrácené úvazky a na dohody. Většinu tvoří osoby z České republiky, avšak zahrnuje také široké spektrum kolegů a kolegyň různých národností, nejvíce ze Slovenska a dále taky jednotlivce z ostatních států Evropské unie a východní Evropy.

Všichni nově nastupující zaměstnanci jsou pro nás z pohledu bezpečnosti “neznámí” lidé, proto pro podpis pracovní smlouvy na dálku potřebujeme spolehlivé automatické ověření totožnosti. K tomu využíváme Bankovní identitu a ověření pomocí selfie a osobních dokladů (DigiSign Identify AI). Podepisující si tak může zvolit, který způsob ověření mu víc vyhovuje.

Kromě dvou situací, kdy jsme schvalovali ověření manuálně, protože si systém neporadil se jmény v cizojazyčných dokladech, zatím nenastal případ, že bychom někoho nedokázali ověřit a podepsat digitálně.

Záleží nám na příjemném zážitku a jednoduchosti

Raiffeisenbank se zaměřuje na inovace, podporuje moderní technologie, vytváří příjemné pracovní prostředí. Je pro nás důležité mít moderní, jednoduché a intuitivní nástroje, které nevyžadují stahování, instalaci ani složité proklikávání.

S DigiSignem se nám to povedlo, dokonce se nám daří oslovit i mladou generaci. Nedávno mi nastupující osmnáctiletá brigádnice řekla: “Ta vaše appka je fakt cool, a to selfíčko je fakt hustý.”

Nejvíc dokumentů směřuje samozřejmě k našim 3300 stávajícím kolegům, kterým také usnadňujeme podepisování. Např. dodatky k pracovním smlouvám posíláme kolegům k podpisu na jejich pracovní e-mail, přičemž pro podpis už nevyžadujeme další ověření. Díky našim bezpečnostním principům máme totiž jistotu, že se k dokumentu dostane pouze osoba, které je dokument určen.

Takto podepsané dokumenty pak přijdou kolegům automaticky na jejich pracovní a také soukromý e-mail v CC kopii, čímž máme splněné i veškeré právní náležitosti.

Máme doložené splnění legislativy

Pracovní smlouvy, mzdové výměry, dohody o ukončení pracovní smlouvy, GDPR souhlasy. Na všechny tyto dokumenty legislativa klade specifické nároky. S DigiSignem

• máme zajištěný souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací

• umíme doložit doručení dokumentu zaměstnanci na jeho soukromý e-mail, případně se dozvíme o nedoručení a můžeme to řešit

• určené dokumenty podepisujeme kvalifikovaným certifikátem

• uchováme dokumenty v bezpečném úložišti, včetně přerazítkování časovým razítkem

Komunikujeme naší řečí, v našich barvách

Využíváme všechny možnosti brandingu, abychom zajistili, že se naši kolegové cítí v komunikaci pohodlně a vědí, že skutečně komunikují s námi. E-mailové šablony, odesílatelé zpráv a e-mailů jsou navrženy v našich barvách, s našimi texty. Stejně tak “děkovací” stránka po podpisu dokumentů, která přesměrovává na náš web.